邢唷��>� JL���I������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������欹�� ���bjbj]W]W 4.?=?=��������JJ��������������\�A,� �+�+�+�+�+�+�+$�-��0`�+��+�� ��+___F� � �+_�+__�� ����p�- C����U
��+,0A,�,�0_�0��0���_�+�+_A,���������������������������������������������������������������������0J j: Guidelines for Creating a Description for a Financial Transaction
Financial transactions need to be clearly described for purposes of reporting, reconciling and adjusting. Examples of financial transactions include cash receipts, deposit corrections, requisitions, purchase orders, invoices, travel expense reports, PCard charges, and journal entries. For each of these transactions, a good description will help differentiate that specific transaction from all others in the general ledger and on a Finance Mart report.
In addition to description, a financial transaction has other elements attached that already help to differentiate it from other transactions. For example, there will be a posting date, a chartfield, a transaction type and perhaps a customer or vendor. The goal in writing a good description is to be clear to someone who will read the description in the Finance Mart reports, but not repeat other information that is already there.
The elements of a good description include the following:
Unique information for this purchase or transaction
Business purpose for the transaction
Dates and reference numbers for corrections so that the original transaction can be traced
Short terms that fit into the allowed number of spaces in the general ledger, with key terms towards the front of the description
The elements of a good description will NOT include the following:
Information that is already present in another part of the transaction such as chartfield or transaction type
Jargon or references known only to the vendor, individual or industry
University acronyms that might not be clear, such as 慍AS�
Extra words such as 慳�, 抰o�, or 憈he� unless they are needed to make the statement clear
On the attached page is a table with two examples for several of the referenced types of financial transactions � one that would be considered incomplete and one that is more clearly worded.
Examples for Descriptions of Financial Transactions
Transaction TypeIncomplete DescriptionClearly Worded DescriptionWhy It抯 BetterCash ReceiptCustomer Cash SaleDell Computer 3 gigDescribes what was boughtDeposit correctionTo correct depositReverse # 12345 from April 6, 2010Identifies first transaction with date, no extra wordsRequisitionDell Order # 123456Three lab computers Describes items, vendor name is on PO alreadyPCard purchase#127859604
Electric stapler - Dean JonesDescribes item, does not use vendor order or part #PCard purchaseSpecial event taking place including hundreds of students so office supplies are needed for Dean JonesOffice supplies � New Student DayOnly 36 allowed spaces so description will be cut off and read: Special event taking place includingPurchase order2 Disney videos2 Disney videos for grant studying child media preferencesExplains business purposePurchase orderBus ServiceBus service April 3, 2010 MiamiIdentifies specific tripJournal EntryTo adjustTransfer PFS123456 from operating unit UNV to TPAExplains purpose and references original transactionTravel Expense ReportNo cab receiptTraveler shared cab with other 小黄鸭视频 traveler (name) who put receipt in their expense reportMakes it clear that needed receipt was obtained and where it can be found
BC��& > ��/0�2
3
v
�
�
+f}�����/023Z~���
Zpq��[lnz���%47F#xx����祠祓祠祠祠祠祠瘘禳禳禳酎酎痄茕瘴涨绽展钦骨瘴刮刮牢参h�!3h�!3hBC
��0U�3
v
�
+f�€������
����������������������$d��$Ifa$gd$$If杔�謀�"
�6$����
t��0��$6���������������������4�4�
la�yt镑飞袄狈狈狈狈诲��$滨蹿驳诲666666666666666666666666666�6666666666�666666666666hH66666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666�62���� 0@P`p€�����2(�� 0@P`p€����� 0@P`p€����� 0@P`p€����� 0@P`p€����� 0@P`p€����� 0@P`p€�8X�V~ OJPJQJ_HmH nH sH tH J`�Jx{cNormaldとCJ_HaJmH sH tH DA ��D
Default Paragraph FontRi@��R0Table Normal�4�
l4�a�(k ��(
0No Listt���t�!3�
Table Grid7:V�0d��@矦@�/ List Paragraph ^勑m$PK!檗�[Content_Types].xml瑧薔�0E鱄鼉�-J湶@%閭菐洽|廊�$韶钵UL襎B� l,�3鳛;鉹�得槣B+$�G]ミ7O侪V墎$�┇最�!)O赹齬虲$駓@摪磔�/瓂H*�橊劥�)戅祶鬟粖譛Db俙}"譹蹕擩讞枻肵^�)I`n蘀�紛p)�杵li筕[]�1M<斷绒彥O蠵擊6r�=瘔抸纆b營g吜u崘S賓b嘱€O缽嗕掘肦罝郢櫉反qu 痝嫎Z岸串o~俸lAp發x妏T0�+[}`j纂鹾絲A�帮儲V�2虵蒳朄鰍瀡分�5\|夻蕼汰Nвle瞂�ds趈cs倭惻7琊嵨f坊赅
肉W琊�+唻7爤唁`�陲g�葮稠J�雷j|唫h(�驞-姷咩�
dX�﹊J曝�(钼x$(��:隶;渌�!�I_蠺到S1w犍鳢�?E��?勉?ZB为m渼錟/魁煜��?瀪篁�誼Y�'奎鼀5襣&螊/燑鲮蓩�>籊餗丟e鴲艱�眢3Vq%'#q��域娡$�8翚K秊�敉)f檞9:牡�澹
x}r�x墘�渨⒇顁�:\TZaG�*檡8I耲鎎R祈c|X呕�强絀
u3KG駈D1�NIB襰鼆�
眍R曦u楘侹>V�.EL+M2�#'歠嫸i~橵�l硔u8z�篐�
�*�鏄�:�(W�鈽�
~J攘T鴈\O*餿HG絸HY垫�}KN吡P�*菥甩眿�T鸭�9/#辐A7聁Z��$*c?��韖U咤n嗚w�N蝴%幓O�穒鑸4=3炯N�績)cbJ
u�4峦(Tn酸�
7斒_?異鹠-贈皗U逄鰤B�w�襷消╪湐鞘�"Zx娬J躗氺p;嫇熟劐辿/�<�P;檸,)''K蠶踜5棝騫邛苝N喦8疜軬b耬摨�
鸖撡d洯\17 阷鮝�>ОSR!�枒
3晠K4'+�r蘻Q
TT3I辈琉疘vt]K芻猥渤K#趘�5+D�眽厍鄜獱O@%\w槉燺鄋N[跮古9K候崢临q桃g錠炆n
R!儁+�篣蕁�;�*&�/H時�蟃邀 �>��>\
宼Υ=.T摹
�觖S; Z鄜�!ㄠ傏�銹��9gi槾咰ぺ�!�# B鰻,欒;匵=刍,I�2UW�9$l╧嗒捋=Aj挄�;顊朅79鍇s*Y摈�;浱爺[嘙C撣�県f华]o栫{oY=1k�yV骋V惺隐5E8鏥k+譁扑蚛8疴计0X4D)�!!��?*|f縱�
u洒《"鴛A谸T_矋��帬q矁6�4)k诂u襐�7�顃�'尛%;嬁蟟膦9s�9箈懫�,熵趲-45x鰀娐�8?�菢蟙�/Y|t��&LIL饾J`琛& �-G硉�/��PK!
褠煻'theme/theme/_rels/themeManager.xml.rels剰M
�0匃倃oo雍�&輬协�勪5
6?$Q祉
�,.嘺緳i粭澤c2�1h�:闀q毩m胳嶡RN壻;d癭値o7�g慘(M&$R(.1榬'J摐袏T鶂�8V�"&A然蠬鱱}狇�|�$絙{�朠�除8塯/]As賲(⑵锑#洩L蔥汉倪��PK-!檗�[Content_Types].xmlPK-!ブх�60_rels/.relsPK-!ky���theme/theme/themeManager.xmlPK-!0軨)���theme/theme/theme1.xmlPK-!
褠煻'� theme/theme/_rels/themeManager.xml.relsPK]�
�.�����
Y�?��"w���
餖�#�喠帕@����€€€�饞��0�( �
�養
�S���� ?�>C����@ E � � ��胿OU�(�3���������勑剺⺗勑`剺﨩JQJo(佛€劆剺⺗劆`剺﨩JQJ^Jo(o€刾剺⺗刾`剺﨩JQJo(ю€凘剺⺗凘`剺﨩JQJo(佛€�剺⺗�`剺﨩JQJ^Jo(o€勦剺⺗勦`剺﨩JQJo(ю€劙剺⺗劙`剺﨩JQJo(佛€剙剺⺗剙`剺﨩JQJ^Jo(o€凱剺⺗凱`剺﨩JQJo(ю胿OU�������� ��€o�"�#肗監慸��.顳7a�O!砶U�V��&碭[檍.3匼舺��
�蹵谼AE聅:顱↗蚮Z.極PGSwS�;� �1 "
a
�%
`c
Gg
hu
i-(41@俔點餰IvRy{I�Y'�'a2�
3
_
�e�j#%�, �=鞬鶹`飃# �猟~��&=3靁╝@-餏鳷 i匒梫�� E5q=Sq4CFd`o�,F7'O轞趇rb{g/ss黷Ty-~9 >D釴�▁33G婻
qV蠨IH瞤�昚躠攖��8*VM�"#g漧'mrtvxYz�' �( %2!⺈!8"桽"謋"噄"nj"t"x"�/#�6#馦#疷#d#祌#檞#4h$倂$� %t%�<%%&r2&e&nw&�'@'�$'�7'gZ'h_'刡'u'8(�(�$(�7(zA(((
)U8)(:)蘚)皚)玚*$e*榞*Aw*+�#+6C+苢+w+R,�2,�?,�?,{I,躌,~V,}m,
-?k-�.%.
P.rY.苃. /�/€/|J/峃/癪/踼/�0390蠾0峛0D"1�61�81甂1鸕1齋1�2r2�2�(2�42}929u2V3�!3^23M3`]3p3434D4W4#I4銼4甹4簒4�5=5�>5飞顿5惭5辅56>6叠痴6釾6罢7齿<7窹7h8�8�+8/8�8Q9韑9搈9噓9﹜9�
::養:d ;�;R;�;,_;鰅;v;齶;�<�^<��<�<�)7<��><�臞<�窾<�^<�c<�衪<��"="#=�<=餈=
D=V==Z=0a=榪=t=mv=媥=7y=x>�.>叠>蚘>蚚>丑?袄N�)NPN觝NpN�N�O�3O�7O98O碿O�P�P
5PP繼PBQ�Q�,Q�.Q郠Q塿Q4RR�RRQDRVIR{XR緄R�S�S=S闟SS;tS�T�T�T1OT癡T�UHU{U&U�)Uq?U袴U罭UrVl V�V+1V朜V蚔V昘V卄V璪VhkV�W�>W魿W�4X�8XWFX衧X�$Y�+Y€Z^GZ螴Z郤Z峊Z[ZzgZjZ鄎ZP&[�<[3B[tqQyq�r�!rK5rbar,ss�2skt�(tWYt赽t~u雙u/vd3v?jv�"wDow檙w6x籋xRx觕x遼x.
y�y(yt|�}w}�}["}�3}�4}�;}u~cB~ \~a~5�'ゝ[z�
€�4€{C€A��%��&�yl�鱸���+��<.�糂��gP�Dw�Cz�-�>�奒�wt�vz�莭�a#��>�箄���=>�dE��I�$_���"0��6��8�汮���.��"�S�瓅��9
�€�d1�,6�#�P)�僁�鵢�::�i���w���€
���� �w0�mE�AK�薓�L�N�e\�g ��4�%5�稾�蚙�R}�.��=�w@�|M�/p���.�Z�n����7��8�-9�D�翸�儃�~���U*��=�鎜���L&�y�鈤��%��+�<,�兀�k^�g�vk��/�圖�認�O�j���pK�kQ�橰��-��.�*M�{���-$��4�趃�q�騱��'�B�JB�軧�歖�絙���瑍�m�訞�砃�����*�孷�iZ�颹�K����#�繤�^�靫���^��&�t+��:�S�^�X �芆�rs�fy�E}�睳�媄� �0�R�W9�&B�鵖�誠�蒨�]�郳�鰗��-��-��4�=�桜�po�鄍�鋀�=Z�穋�恎���.�}"�c(�x8�嘦�dW�1X�媬���7��<�嘝�X�ii�V"�P%�Z7�_\��%�aY��5�躊�鈚�.��8�vc���t
���s(�c4�8U�⺋���x�4C�.Y�ld�)�p!�Y0�擝�釩�FZ�繹�Hz���m+�lF�騣�r���&����6�
[�瞘�p�����.��������7G�蘏�Xx�p|�詝�虰�"Z�Pe�"�}5��7�鬒�wo�1�?8��9�d<�別���q
��,�
{�`���T ��$�q6�疿�i�
n�皃�ky���E-� B�艷�漅�D
�O���&]�Wr�-�F�峍�@�9�yB�鸑�亁�5��8�A�J�怣�u���K� ������!�"_�.a�靌�������gT�
�M�╜�;w�.��3��6�H?�稟�葇���2|��+�Y����1�裚�鱮��J�De�?t�韝�鷜�i�$l�E�� �稫�CQ�臸�瀈�攂�4'�s7�iJ�隺�f�1k��)�p�僟�Z|���� ��7�L �����'�R9�奿�o
��Y7�SF�蔋�[_��������"��8� <�縭�i�N'�7N���]:�黭�騧�*p��1��6�菮�阩�P���/����
�~�?2�Yj�魆�歷���p9��\Y�_��%w�颶�鮷��:�橝�嘋�淯�X�Y�蔾�'l�鹥�Zy�K6�"F�籾���朑�_�cf�)��<�0N�蚳�蔾�駈�o��0��7�盞�vS�
\�&y�Vy���塗����&�tN�\O�1x�����(�|8�C�gT�賤�2��:�鹼�榼�o
�T�y�x(�sK����,���Z-�70��3�_�
��!�0?�岹�>l��,��>�8d�:x���Y�X"�E@�蒑�╡�﹌���0X��X�� ��-�e@�祏���K���c�d��(�€H�蠭�Y�hc�1g�鉼�鷜�����遪�}s�t�B �� �葾��l�凧�俔�,�Xj�hu���:�>=�KA�€F�誜�鷊�寊�& ��<�}z�)�嶯�€T�i�5z��d/�醝���/��+��;�f�"t�f��0��6���{����)��0��G�塈�re�
z�7
������
7�TQ�7w�
{��
�
��1�t@�繳�蟨�魆�\}�p�F"��%��%�~h�杮�V}���s�n �s���俇�bj�簈�h��#�H'�&J�S�^f�����HJ�c]�銀�蚄�齃�闙�
y�~
�G(��8�9B�I�絞��?�凷�鋀�齙����@€��@��Unknown������������G��*郃x� �Times New Roman5�€Symbol3.��*郈x� �Arial7.����@�Calibri?=� �*郈x� �Courier New;�€WingdingsA���$B�Cambria Math"q�鹦h
:�
:噦脘���
���
!�����亖r0��2��HX � $P�����������������������!32!xx����Peterson, LindaDevore, Mark�鄥燆鵒h珣+'迟0<x€�� ��
��
$,4�Peterson, LindaNormalDevore, Mark2Microsoft Office Word@@\�歧�@偏C@偏C��
�胀諟.摋+,0hp��������
���小黄鸭视频�Title
������!"#$%&'()*+,-./012345678���:;<�=>?@���BCDEFGH������K�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������Root Entry�������� �F疔8 CM€Data
������������1Table���� 1WordDocument����4.SummaryInformation(������������9DocumentSummaryInformation8��������ACompObj������������r����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������
���� �F Microsoft Word 97-2003 Document
MSWordDocWord.Document.8�9瞦